Refacturer la recharge à vos collaborateurs : le mode d’emploi

L’électrification des flottes pose une question concrète aux DAF et RH : qui paie l’énergie ? Sans dispositif clair, l’entreprise s’expose à deux risques — un avantage en nature requalifié par l’URSSAF et une dérive des consommations. Trois montages éprouvés permettent de sécuriser la refacturation.

Cas n°1 : recharge sur site (parking entreprise)

Pour la recharge sur les bornes du parking entreprise, la règle est explicite : jusqu’au 31 décembre 2027, la mise à disposition d’une borne sur le lieu de travail n’entraîne aucun avantage en nature, y compris pour l’usage personnel du salarié. Le dispositif, introduit par l’arrêté du 26 décembre 2022, est aujourd’hui porté par l’arrêté du 25 février 2025. L’entreprise peut donc offrir la recharge sur site sans charge sociale.

Si l’employeur souhaite néanmoins refacturer (politique ESG, lissage budgétaire), la solution est une borne supervisée OCPP couplée à un badge nominatif. Chaque session est tracée (kWh, durée, utilisateur), et la facturation est mensuelle, imputée sur fiche de paie ou sur note de frais.

Cas n°2 : télétravail (recharge à domicile)

Lorsque le véhicule de fonction recharge au domicile du collaborateur, il n’existe pas de barème forfaitaire dédié à la recharge : ni la documentation URSSAF sur les avantages en nature véhicule, ni l’arrêté du 25 février 2025 ne prévoient d’indemnité au kilomètre pour l’électricité consommée. Le barème kilométrique, lui, concerne le salarié qui utilise son véhicule personnel à titre professionnel — ce n’est pas le cas ici.

La base exploitable est donc la mesure. Une borne dotée d’un compteur, ou raccordée à un sous-compteur dédié, relève les kilowattheures réellement consommés. La supervision exporte le détail des sessions — date, durée, énergie délivrée, utilisateur identifié par badge — et ce volume est valorisé au prix du kilowattheure du contrat de fourniture du collaborateur. Vous obtenez ainsi un montant justifié pièce à pièce, plutôt qu’un forfait.

Le traitement de cette somme en paie — nature de la ligne, régime social et fiscal applicable, justificatifs à conserver — relève de votre service paie/RH ou de votre expert-comptable. Notre périmètre s’arrête à la mesure et à l’export des données de charge.

Cas n°3 : flotte mixte (sites + domiciles)

Pour piloter à la fois les bornes sur site et les bornes à domicile des commerciaux, le montage type repose sur une plate-forme de supervision unifiée (Driveco, Power Dot, Schneider EcoStruxure, Wallbox myWallbox business). Elle agrège les sessions, identifie le collaborateur, calcule la répartition entreprise/personnel et génère la refacturation automatique.

Comparatif des modèles de refacturation

Mise en place : 4 étapes

1. Cartographier les besoins de la flotte (nombre de véhicules, taux de télétravail, sites de recharge).
2. Choisir une plate-forme de supervision OCPP-compatible et un fournisseur d’énergie en mesure d’éditer des factures détaillées par session.
3. Rédiger une charte de recharge VE annexe au contrat de travail ou au règlement intérieur, validée par les IRP.
4. Auditer trimestriellement les sessions et les remboursements pour prévenir tout risque de requalification.